Desain dan Struktur Organisasi

        Desain organisasi, didefinisikan oleh Ivancevich (2008) bahwa dalam proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur organisasi. Ke-enam elemen tersebut meliputi (Robbins, 2007) :
       Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri

Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama
Rantai komando adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi
Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi
Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
Sementara Ivancevich (2008) mengungkapkan 4 komponen sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :
Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus. Contoh : Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus seperti pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak (WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah dalam organisasi.
Pendelegasian kewenangan (delegation of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi.
Pembagian Departemen. Cara organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer departementalization).
Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.

Dimensi Struktur
Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel lainnya. Secara umum, gambaran mengenai struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.
Formalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.
Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi, Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas rentang kendali, semakin besar sentralisasi
Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.

Design Organisasi
Desain organisasi dikaitkan dengan pengambilan keputusan manajerial yang menentukan struktur dan proses yang mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan organisasi. Hasil keputusan desain organisasi adalah suatu sistem pekerjaan dan pengelompokkan kerja termasuk proses yang melingkarinya. Desain organisasi telah menjadi inti kerja manajerial karena usaha-usaha sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Cara manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi tersebut. Manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, diantaranya adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, dan keseluruhan strategi yang dipilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.
· Model Desain Organisasi
Model organisasi yang dapat saya jelaskan adalah berdasarkan atas desain organisasi menurut (Gibson, et all, 1994) ada 2 macam model organisasi yaitu organisasi mekanistik dan organisasi organik,sedangkan untuk teori organisasi ada 3 macam yaitu teori structural klasik, teori transisional dan teori mutakhir.
· Model organisasi mekanistik
yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
-> Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
->Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
-> Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
->Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi. model mekanistik mencapai tingkat produksi dan efisiensi yang tinggi dengan karakteristik : Sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi tenaga kerja. Sangat tersentralisasi karena menekankan pada wewenang dan tanggung gugat (accountability).Sangat formal karena menekankan pada fungsi sebagai dasar departemen.
· Model Organik
Yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.

Referensi :
Ivancevich, dkk. 2008. Perilaku dan Manajemen Organisasi. Jakarta : Erlangga
Robbins dan Judge. 2007. Perilaku Organisasi. Jakarta : Salemba Empat
http://teorionline.wordpress.com/2012/02/17/desain-dan-struktur-organisasi-bagian-2/#more-2055
http://apriliana-semester3.blogspot.com/2012/04/normal-0-false-false-false-en-us-x-none_26.html

KEPEMIMPINAN

suatu pemimpin dalam organisasi sangat penting adanya

1. Teori dan arti penting kepemimpinan

Teori Kepemimpinan
Tiga teori yang menjelaskan munculnya pemimpin adalah sebagai berikut (Kartono, 1998:29) :
-          Teori Genetis menyatakan sebagai berikut : 1) Pemimpin itu tidak dibuat, akan tetapi lahir jadi pemimpin oleh bakatbakat alami yang luar biasa sejak lahirnya. 2) Dia ditakdirkan lahir menjadi pemimpin dalam situasi dan kondisi yang bagaimanapun juga, yang khusus. 3) Secara filsafat, teori tersebut menganut pandangan deterministis.

-          Teori Sosial (lawan Teori Genetis) menyatakan sebagai berikut : 1) Pemimpin itu harus disiapkan, dididik, dan dibentuk, tidak terlahirkan begitu saja. 2) Setiap orang bisa menjadi pemimpin melalui usaha penyiapan dan pendidikan serta didorong oleh kemauan sendiri.
-          Teori Ekologis atau Sintetis (muncul sebagai reaksi dari kedua teori tersebut lebih dahulu), menyatakan sebagai berikut : Seseorang akan sukses menjadi pemimpin bila sejak lahirnya dia telah memiliki bakat-bakat kepemimpinan, dan bakat-bakat ini sempat dikembangkan melalui pengalaman dan usaha pendidikan; juga sesuai dengan tuntutan lingkungan/ekologisnya.
2. Tipe – tipe Kepemimpinan
Dalam menjalankan tugasnya sebagai pemimpin organisasi seorang pemimpin memiliki beberapa tipe yang dapat dilihat dari caranya bersikap dan memimpin serta menilai anggotanya dan cirri-ciri khusus pada masing-masing tipe. Tipe – tipe tersebut ialah:

A. Tipe Kepemipinan Otokrasi
Tipe kepemimpinan ini selalu menganggap dirinya benar, egois dan menilai kepemimpinan adalah hak yang diberikan padanya.
Cirri-ciri pemimpin ini adalah:
-          Tidak mau menerima pendapat ataupun kritikan dari orang lain
-          Memperlakukan anggota sebagai alat untuk mencapai tujuan pribadinya
-          Selalu menganggap organisasi adalah milik pribadinya
-          Dalam mengatur anggotanya sering kali menggunakan ancaman dan paksaan.
Dari cirri-ciri tersebut dapat disimpulkan bahwa pemimpin yang otokratis tidak dapat menghargai hak-hak anggotanya dan sangat tidak cocok jika diterapkan sekarang dimana perkembangan sudah mulai modern.

B. Tipe Kepemimpinan Militeris
Yang dimaksud dengan Tipe Kepemimpinan militeris disini tidak sama dengan pemimpin dalam dunia militer, artinya seorang yang memimpin di dunia militer pun tidak semua memiliki tipe kepemimpinan yang militeris.
Sifat-sifat pemimpin yang mempunyai tipe kemimpinan yang militeris adalah:
-          Selalu menuntut kedisiplinan yang tinggi
-          Anggota harus patuh terhadap pemimpin
-          Tidak menerima kritik dari anggota lainnya
-          Terlalu formalitas dalam menjalankan tugasnya
Dari sifat pemimpin yang bertipe militeris dapat dilihat bahwa tipe pemimpin yang seperti ini bukanlah pemimpin yang ideal.

C. Tipe Kepemimpinan Fathernalistik
Tipe ini selalu menggunakan pendekatan kebapa-an yang sifatnya terlalu sentimental dalam memerintahkan anggotanya untuk mencapai tujuan tertentu.
Sifat umum pemimpin tipe ini adalah:
-          Selalu menganggap angootanya sebagai anak atau pun orang yang belum dewasa dan selalu ingin melindungi anggotanya
-          Hampir tidak pernah memberikan kesempatan untuk mengambil keputusan pada anggotanya, sehingga terkadang tidak ada pelimpahan tanggung jawab untuk anggotanya
-          Anggota tidak diberikan kesempatan untuk berpendapat atau mengembangkan ide kreatifnya
-          Beranggapan bahwa hanya dirinya yang serba tahu.
Perlu diakui terkadang suatu organisasi perlu memiliki pemimpin seperti ini. Tetapi dilihat dari sifat negatifnya jelas pemimpin Fathernalistis kurang dapat mengembangkan organisasi yang dipimpinnya.

D. Tipe Kepemimpinan Karismatik
Tipe kepempinan ini jelas sangat sulit untuk dijelaskan sifat-sifat atau karakteristik yang dimilikinya karena Kharisma seseorang itu muncul alami dari dirinya sendiri. Yang dapat diketahui adalah seorang pemimpin yang kharismatik mempunyai daya tarik tersendiri terhadap dirinya sendiri ataupun organisasinya sehingga membuat anggota dan orang lain simpatik.

E.  Tipe Kepemimpinan Demokratis
Dari semua tipe kepemimpinan, Tipe pemimpin yang Demokratis dianggap paling ideal dan yang terbaik. Ini karena pemimpin yang demokratis selalu mendahulukan kepentingan orang banyak (organisasi/umum) dibandingkan kepentingan dirinya sendiri atau keluarga.
Beberapa cirri dari tipe kepemimpinan yang demokratis adalah:
-          Selalu berusaha untuk mengimbangi kepentingan pribadi dan tujuan pribadi dengan kepentingan organisasi/umum
-          Senang menerima saran, tanggapan ataupun kritikan yang membangun dari anggotanya demi terwujudnya tujuan organisasi
-          Dapat member maaf dan memaklumi ketidak pahaman anggotanya dalam bekerja serta tak sungkan membantu anggotanya untuk maju tanpa mengurangi pengetahuan dan ide anggotanya
-          Kerjasama atau gotong royong menjadi prioritas utama dalam melakukan sesuatu guna mencapai tujuan umum
-          Tidak menganggap rendah atau bodoh anggotanya dan terbuka dengan anggotanya.
Dari ciri-ciri diatas jelas sangatlah sulit untuk menjadi seorang pemimpin yang demokratis, tetapi tidak ada salahnya jika ingin mencoba menjadi pemimpin yang seperti ini.

3. Faktor Faktor Dalam Kepemimpinan :
A. Pemimpin
Dalam kaitannya dengan Kepemimpinan, Pemimpin memang merupakan faktor esensial dari Proses Kepemimpinan itu sendiri. Serta Pemimpin itu memang harus mengerti apa yang harus dia tahu dan apa yang harus dia perbuat, atau istilah lainnya The Right Man on The Right Place.
B. Pengikut (Followers)
Adalah salah satu faktor kepemimpinan yang membuat Faktor pertama itu ada. Karena tanpa adanya Pengikut, otomatis Pemimpin pun tak ada. Oleh karena itu Faktor Kepemimpinan dalam Pengikut ini lebih cenderung pengertian akan apa saja yang Followers inginkan sehingga sebuah satuan fungsi manajemen bisa berjalan sesuai dengan apa yang kita inginkan. Serta ada pula yang mengatakan kalau berbeda Pemimpin maka berbeda pula gaya kepemimpinannya. Oleh karena itu Pengikut disini memang harus menyesuaikannya dengan cepat.
C. Komunikasi
Salah satu hal yang menjembatani antara Pemimpin dan Pengikut adalah proses Komunikasi itu sendiri. Dengan adanya komunikasi. Hubungan kerja antara dua belah pihak baik atasan maupun bawahan dapat sinergis dan berjalan sesuai dengan apa yang telah dirancangkan sebelumnya.
D. Situasi
Dalam sebuah situasi tertentu, terkadang kita diharusnkan untuk bertindak secara cepat dan refleks untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu kondusifitas situasi antara Atasan dan Bawahan memang harus saling dikuatkan agara selalu terjadi kondisi situasi yang nyaman dan kondusif.

4. implikasi manajerial kepemimpinan dalam organisasi
Implikasi manajerial adalah suatu Proses Pengambilan Keputusan Partisipatif Dalam Organisasi Sekolah manajerial yang baik. Rendahnya kemampuan kepala sekolah akan berpengaruh terhadap perolehan dukungan dari masyarakat khususnya dukungan dalam mengambil keputusan yang dikeluarkan sekolah terkaitdengan kebijakan dan rencana program pengembangan sekolah. Pengambilan keputusan merupakan salah satu kegiatan dalam manajemen yang berkaitan dengan masalah dalam organisasi.






Referensi :
http://desndesty.blogspot.com/2012/11/arti-penting-kepemimpinan-dalam_7976.html
http://www.kajianpustaka.com/2012/11/pemimpin-dan-kepemimpinan.html#.UWlPo6KBnvs
http://mapelz.blogspot.com/2012/11/faktor-faktor-dalam-kepemimpinan.html

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Dalam suatu tim sangat diperlukan sekali Keputusan, pengertiannya sbb
1. Definisi keputusan dalam organisasi
Keputusan adalah suatu pemutusan atau pengakhiran dari pada suatu proses pemikiran tentang suatu masalah atau problem, untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjadikan pilihan pada salah satu alternatif tertentu. Atmosudirsjo S Prajudi(1982:87).
Beberapa pengertian tentang pengambila keputusan menurut beberapa buku :
1. Pengambilan keputusan yaitu hal yang dilakukan oleh ketua dalam suatu kegiatan yang dilakukan dalam organisasi untuk mengambil suatu tindakan atau pilihan yang harus dilakukan yang akan menghasilkan keputusan untuk kebaikan bersama (Stephen P.Robbins: manajemen).
2.Pengambilan keputusan yaitu proses memilih suatu alternative cara bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi. Proses itu untuk menemukan dan menyelesaikan masalah dalam organisasi. J.Salusu(1966:47)
Pengambilan keputusan (decision making) memegang peranan penting karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau organisasi yang ia pimpin. Ada keputusan yang tidak terlalu berpengaruh terhadap organisasi, tetapi ada keputusan yang dapat menentukan kelangsungan hidup organisasi. Oleh karena itu, hendaknya mengambil keputusan dengan hati-hati dan bijaksana.

2.      Jenis-jenis keputusan organisasi
Keputusan berdasarkan tingkat regularitas (Herbert A Simon, Daihani: 2001)
1.      Diprogram
Keputusan rutin dan berulang-ulang. Organisasi mengembangkan proses khusus bagi penanganannya.
2.      Tidak diprogram
Keputusan sekali dipakai, disusun tidak sehat dan kebijaksanaan. Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum.

Keputusan berdasarkan tipe persoalan :
1.      Keputusan internal jangka pendek
Menyangkut masalah rutin atau operasional (bahan baku, penentuan jadwal, dll)
2.      Keputusan internal jangka panjang
Mengyangkut masalah organisasional (struktur, perubahan bidang/divisi,dll)
3.      Keputusan eksternal jangka pendek
Menyangkut persoalan yang berdampak atau berhubungan dengan lingkungan dalam jangka waktu yang pendek (permintaan khusus, dll)
4.      Keputusan eksternal jangka panjang
Menyangkut persoalan yang berdampak atau berhubungan dengan lingkungan dalam jangka waktu yang panjang (usaha manajer, pembelian saham jangka panjang, dll)
Waktu
Tipe Persoalan
Internal
Eksternal
Jangka Pendek
Keputusan Operasional   
Keputusan Taktis
Jangka Panjang   
Keputusan Organisasional   
Keputusan Strategis

3.      Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan
Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan sebagai berikut :
1.      Kondisi/kedudukan
Dalam keranga pengambilan keputusan, posisi/kedudukan seseorang dapat dilihat dalam hal berikut :
1.1  Letak Posisi
Dalam hal ini apakah is sebagai pembuat keputusan (decision maker), penentu keputusan (decision taker) ataukah staf (staffer).
1.2  Tingkatan Posisi
Dalam hal ini apakah sebagai strategi, policy, peraturan, organisasional, operasional, teknis.
2.      Masalah
Masalah atau problem adalah apa yang menjadi peng-halang untuk tercapainya tujuan, yang merupakan penyimpangan daripada apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehendaki dan harus diselesaikan.
3.      Situasi
Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan, yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat. Faktor-faktor itu dapat dibedakan atas dua, yaitu sebagai berikut :
3.1  Faktor-faktor yang konstan (C), yaitu faktor-faktor yang sifatnya tidak berubah-ubah atau tetap keadaanya.
3.2  Faktor-faktor yang tidak konstan, atau variabel (V), yaitu faktor-faktor yang sifatnya selalu berubah-ubah, tidak tetap keadaannya.
4.      Kondisi
Kondisi adalah keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya ber-buat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumber daya-sumber daya.
5.      Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit (kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha, pada umumnya telah tertentu/ telah ditentukan. Tujuan yang ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan antara atau objective.


DAFTAR PUSTAKA :

Nachrowi ,Djalal Nachrowi, PhD, dan Hardius Usman, Msi. 2004. Teknik pengambilan keputusan. Jakarta : PT Grasindo.
Prajudi, Atmosudirdjo S. 1982 Beberapa Pandangan Umum Tentang Pengambilan Keputusan : Decision Making. Jakarta : Ghalia Indonesia.
P.Robbins, Stephen & Mary Coulter. 2005. Management, eight edition. Erlangga: Jakart.
Salusu, J. 1966. Pengambilan Keputusan Stratejik. Jakarta : Grasindo
http://www.blogspot.com.html

Kerja Sama dalam Tim

A.   PRINSIP-PRINSIP BEKERJASAMA DALAM TIM
Dalam bekerja kita tidak seorang diri, tetapi bekerja dengan orang lain dalam satu tim. Oleh karena itu, kita perlu mempelajari prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim. Bagaimanakah prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim itu, akan diuraikan seperti berikut ini.

1.   Pengertian tim
Dilihat dari asal katanya tim (team) merupakan terjemahan dari kata Inggris, yaitu together, everyone, dan achieves, yang artinya bekerjasama. Maksudnya jika sesuatu pekerjaan dikerjakan dengan cara bekerjasama maka akan dapat mencapai hasil yang lebih baik.
Tim merupakan bentuk khusus dari kelompok kerja yang berbeda dengan bentuk-bentuk kelompok kerja yang lainnya. Tim beranggotakan orang-orang profesional yang dikoordinasikan untuk bekerjasama dalam menangani suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Dengan kata lain tim adalah sekelompok orang dengan berbagai latar belakang keahlian yang menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
2.   Ciri-ciri sebuah tim
Ciri-ciri sebuah tim adalah sebagai berikut.
a.Setiap anggota tim mempunyai ciri dan identitas yang sama
b.Setiap anggota tim mengetahui misi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapainya
c.Setiap anggota tim di bawah seorang pimpinan yang sama
d.Setiap anggota tim merasakan dampak keberhasilan dan kegagalan
e. Setiap anggoata tim saling bekerjasama dan berkolaborasi dalam melaksanakan tugas
f. Tim terdiri dari berbagai macam orang dengan latar belakang keahlian berbeda-beda.

3.   Faktor-faktor pembentukan tim
Faktor-faktor yang mendasari pembentukan tim adalah sebagai berikut
a.Pemikiran dua orang atau lebih cenderung lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang
b.Konsep sinergi (1+1 > 2), yaitu bahwa hasil keseluruhan (tim) jauh lebih baik dari pada jumlah bagiannya
c.Anggota tim dapat saling mengenal dan saling percaya, sehingga mereka dapat saling membantu dan bekerjasama
d. Kerjasama tim dapat menyebabkan komunikasi terbina dengan baik
4.   Karakteristik sebuah tim
Tidak semua kumpulan orang dapat dikatakan suatu tim. Untuk menjadi suatu tim, kumpulan orang itu harus mempunyai karakteristik sebagai berikut.
a.Ada kesepakatan terhadap misi tim
b.Semua anggota mentaati peraturan yang berlaku
c.Adanya pembagian tugas, tanggungjawab, dan wewenang
d.Dapat beradaptasi terhadap perubahan
   Dengan demikian jelaslah bahwa sekumpulan orang belum tentu merupakan suatu tim. Sebab orang-orang yang berada dalam suatu kelompok atau perkumpulan belum tentu dapat bekerjasama, mempunyai misi dan tujuan yang sama, serta dapat saling pengertian dan saling membantu.
5.   Prinsip-prinsip kerjasama tim
Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membentuk suatu tim adalah sebagai berikut.

a.Identitas pribadi anggota tim
Faktor saling percaya antar anggota tim merupakan hal yang sangat penting. Oleh karena itu setiap anggota tim harus saling mengenal identitas dan karakter pribadi masing-masing. Suatu tim tidak akan dapat berjalan secara efektif jika para anggotanya tidak merasa cocok satu sama lain.

b.Hubungan antar anggota tim
Agar setiap anggota tim dapat bekerjasama, mereka tentu saja harus saling mengenal, saling berhubungan, dan saling berkomunikasi. Untuk itu dibutuhkan waktu bagi anggota tim yang berasal dari berbagai latar belakang pendidikan, politik, dan status sosial budaya yang berbeda-beda untuk saling mengenal dan bekerjasama.
B.   MANFAAT DAN TUJUAN BEKERJA DALAM TIM
Bekerja dalam bentuk tim akan lebih efektif dari pada bekerja sendiri-sendiri. Untuk memahami apa saja manfaat dan tujuan bekerja dalam tim dapat diikuti uraian berikut ini.
1.   Fungsi dan manfaat bekerja dalam tim
Bekerja dalam tim memiliki banyak fungsi dan manfaat. Fungsi bekerja dalam tim antara lain dapat mengubah sikap, perilaku, dan nilai-nilai pribadi, serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan anggota lainnya. Selain itu tim dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi (bargaining). Anggota tim dengan latar belakang yang berbeda-beda mungkin saja membawa perspektif atau pengaruh positif terhadap proses pengambilan keputusan.
Secara lebih rinci manfaat bekerja dalam tim adalah sebagai berikut.

a.Manfaat bagi organisasi
- Meningkatkan produktivitas kerja
- Meningkatkan kualitas kerja
- Meningkatkan mentalitas kerja
- Meningkatkan kemajuan organisasi
b.Manfaat bagi anggota
-Stress atau beban akibat pekerjaan akan berkurang
-Tanggungjawab atas pekerjaan dipikul bersama
-Memperoleh balas jasa dan penghargaan
-Sebagai media aktualisasi diri
-Dapat menyalurkan bakat dan kemampuannya
2.   Tujuan bekerja dalam tim
Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada prinsip kesatuan tujuan, prinsip efisiensi, dan prinsip efektivitas. Untuk lebih jelasnya dapat diikuti uraian berikut ini.

a.Kesatuan tujuan
Prinsip kesatuan tujuan ini mencakup kesamaan visi, misi, dan sasaran program kerja tim. Apabila suatu program garapan atau proyek harus diselesaikan selama suatu periode waktu tertentu maka pola pelaksanaan kerja tim harus disesuaikan dengan prinsip kesatuan tujuan.

b.Efisensi
Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa pemborosan dan kecerobohan, sehingga memberi kepuasan kerja.
c.Efektivitas
Tujuan bekerja dalam tim, antara lain untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja. Suatu tim disebut efektif jika telah memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

-Tujuan yang jelas dan operasional
-Keterampilan yang memadai
-Komitmen
-Saling percaya
-Komunikasi yang baik
-Kemampuan negosiasi
-Kepemimpinan yang tepat

C.   MENYADARI TUJUAN, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB DALAM TIM
Setiap anggota tim tentu saja harus menyadari tujuan, tugas, dan tanggungjawabnya. Bagaimana menyadari tujuan, tugas, dan tanggungjawab dalam tim dapat dijelaskan sebagai berikut.
1.   Tugas dan tanggungjawab anggota tim
Secara umum tugas dan tanggungjawab anggota tim adalah sebagai berikut.

a.Mewujudkan tujuan dan misi tim
b.Memelihara kebersamaan dalam tim
c.Mematuhi dan melaksanakan ketentuan atau norma yang berlaku dalam tim
d.Merealisasikan tugas dan pekerjaan dengan sebaik-baiknya
e.Menjaga nama baik dan kerahasiaan tim
f. Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan pekerjaan tim
g. Memberikan kontribusi yang nyata dalam memajukan kerjasama tim
h. Ikut berpartisipasi dalam pengambilan keputusan tim serta menerima dan melaksanakan keputusan tim dengan penuh keikhlasan dan rasa tanggungjawab.
2.   Tugas dan tanggungjawab pimpinan tim
Kepemimpinan pada dasarnya merupakan proses manajemen dalam rangka memberikan pengaruh, bimbingan, dan pengarahan terhadap kegiatan yang berhubungan dengan tugas dan tanggungjawabnya.
Secara umum tugas dan tanggungjawab pimpinan tim adalah sebagai berikut.

a.Kreatif dan proaktif dalam memberikan dukungan terhadap kerjasama tim
b.Membimbing dan mengarahkan seluruh anggota dalam pelaksanaan kerjasama tim
c.Menanggapi dan menangani setiap permasalahan yang timbul sebagai dampak negatif dari kerjasama tim
d.Memikul seluruh tanggungjawab terhadap maju mundurnya kerjasama tim
e.Memberikan komando terhadap pelaksanaan tugas dan kegiatan tim

3.   Tugas dan tanggungjawab terhadap anggota yang pasif
Dalam kerja tim tidak ada istilah keberhasilan individu, melainkan keberhasilan tim. Setiap anggota tim diharapkan dapat mengerahkan segenap kemampuannya untuk tim.
Jika dalam suatu tim terdapat anggota yang pasif, maka hal ini harus segera diatasi. Karena bagi sebuah teamwork, rekan kerja yang pasif akan mengganggu kerjasama tim. Mengeluarkan si pasif dari kelompok tentu saja bukan tindakan yang bijaksana. Akan tetapi membiarkan anggota dalam kepasifan juga bukan langkah yang sehat. Untuk mengatasi anggota yang pasif dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

a. Pimpinan bertindak lebih tegas
b. Pimpinan jangan ragu-ragu untuk menegur anggota yang pasif
c. Pimpinan harus tegas dalam pembagian tugas kerja
d. Pimpinan jangan sering meng-hadle pekerjaan anggota yang pasif
e. Pimpinan jangan putus asa dan terbawa arus untuk ikut-ikutan pasif

4.   Strategi pelaksanaan tugas dan tanggungjawab bekerja dalam tim
Pembentukan suatu tim tentu saja tidak dengan sendirinya akan dapat berjalan efektif sebagaimana yang diharapkan. Oleh karena itu diperlukan strategi untuk mengatasi berbagai kendala dan hambatan yang muncul.
Dalam hal ini King (dalam Goetsch dan Davis, 1994) menganjurkan 10 strategi yang ia sebut Sepuluh Perintah Tim (Ten Team Commandment) untuk meningkatkan kineja suatu tim. Sepuluh perintah tim tersebut adalah sebagai berikut.

a.Saling ketergantungan
b.Perluasan tugas
c.Pensejajaran (alignment)
d.Bahasa yang umum
e.Kepercayaan/respek
f.Kepemimpinan yang dibagi rata
g.Keterampilan pemecahan masalah
h.Keterampilan menangani konflik
i.Penilaian atau tindakan
j.Perayaan atas kesuksesan tim
D.   TAHAPAN PERKEMBANGAN TIM
Sebuah tim kerja yang berprestasi tidak terbentuk secara instant, melainkan melalui proses dan tahapan yang dimulai dari pembentukan rasa kekelompokan, fase pancaroba, fase pembentukan norma, sampai pada fase berprestasi.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang tahapan atau fase-fase perkembangan suatu tim dapat diuraikan sebagai berikut.
1.   Tahap pembentukan rasa kekelompokan
Tahap pembentukan rasa kekelompokan merupakan tahap awal dalam proses kerjasama tim. Pada tahap ini setiap individu dalam kelompok melakukan berbagai penjajagan terhadap anggota lainnya mengenai hubungan antar pribadi yang dikehendaki kelompok. Pada tahap pertama inilah secara berangsur-angsur mulai diletakkan pola dasar perilaku tim, baik yang berkaitan dengan tugas tim maupun hubungan antar pribadi anggota tim.
Pada tahap ini tujuan tim masih belum jelas karena masih mencari-cari bentuk. Kondisi terakhir yang diharapkan terjadi pada fase ini adalah hilangnya kekuatan dalam hubungan antar pribadi. Semua anggota merasa bahwa mereka berada dalam satu kesatuan tim. Di luar mereka adalah orang-orang lain yang bukan termasuk anggota tim. Produk akhir dari fase forming ini diharapkan terbentuknya rasa kekelompokan di antara anggotanya. (Forsyth, 1983)
2.   Tahap pancaroba
Pada fase kedua dari proses perkembangan tim adalah upaya memperjelas tujuan tim mulai tampak, dan partisipasi anggota mulai meningkat. Sadar atau tidak sadar, pada tahap ini anggota tim mulai mendeteksi kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim melalui proses interaksi intensif. Fase ini ditandai oleh mulai terjadinya konflik satu sama lain, karena setiap anggota semakin menonjolkan rasa keakuannya masing-masing. Salah satu ciri penting pada fase ini adalah, dengan berbagai cara apapun anggotanya akan tetap saling mempengaruhi satu sama lain. Oleh karena itu pada tahap ini akan sangat rawan konflik dan ketegangan.
Dalam perkembangan sebuah tim, fase pancaroba ini merupakan fase yang paling panjang perjalanan waktunya. Sebab di dalam fase inilah melalui berbagai bentuk konflik dan kerjasama muncul kesadaran dan pemahaman dari setiap anggota tim tentang adanya aspek-aspek kepribadian yang unik dalam hubungan interpersonal, seperti perbedaan persepsi, perbedaan cara berkomunikasi, perbedaan dalam gaya kepemimpinan, perbedaan wawasan, dan sebagainya.
3.   Tahap pembentukan norma
Dalam fase ketiga ini meskipun konflik masih terjadi, tetapi anggota tim mulai melihat karakteristik kepribadian masing-masing secara lebih mendalam, sehingga dapat memahami mengapa terjadi perbedaan dan konflik. Setiap anggota tim mulai mengatur cara-cara berkomunikasi dengan orang-orang tertentu, cara membantu orang lain, dan cara memperlakukan orang lain dalam tim.
Setiap anggota mulai merasakan perlunya kesatuan pendapat mengenai perilaku yang boleh dan yang tidak boleh ditampilkan dalam pergaulan timnya, sehingga melahirkan nilai-nilai dan norma-norma kelompok. Kondisi akhir dari tahap pembentukan norma ini adalah terciptanya suasana kerja yang penuh keharmonisan dalam tim.
4.   Tahap berprestasi
Pada fase berprestasi ini, tim sudah memiliki suasana hubungan kerja yang harmonis antara anggota satu dengan yang lainnya. Norma kelompok telah disepakati. Demikian pula tujuan dan tugas tim serta peran masing-masing anggota sudah mulai jelas. Terwujud suatu keterbukaan dalam komunikasi, interaksi, dan kerjasama dengan mentolerir perbedaan pendapat.
Pada tahap inilah sebuah tim dapat berprestasi dan menjadi tim yang solid. Dalam hal ini tim mampu berbuat secara efektif dan produktif, sehingga tim menampilkan prestasi kerja yang optimal. Fungsi kepemimpinan sangat mewarnai kinerja tim, demikian pula kedewasaan anggota tim juga menentukan sejauhmana kemampuan bertahan sebuah tim dalam melewati tahapan kesulitan.
E.   KARAKTER BUDAYA DALAM TIM
Setiap kelompok masyarakat dan setiap organisasi sosial atau perusahaan mempunyai karakteristik budaya yang berbeda-beda. Demikian pula pada setiap tim tentu saja mempunyai karakter budaya yang tidak sama. Namun secara umum terdapat lima karakter budaya tim, yaitu sebagai berikut.
1.   Tim yang berfungsi penuh
Kelompok kerja yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas dan mencapai tujuannya. Tim kerja memiliki pemahaman dan komitmen yang jelas untuk mencapai tujuannya. Etos kerja dari para anggotanya sangat tinggi.
2.   Tim yang menyenangkan
Kelompok kerja yang dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya dilakukan secara baik dan harmonis. Kerjasama dalam tim ini sangat baik, kekeluargaan dan saling tolong menolong, sehingga menyenangkan bagi para anggotanya. Tim kerja ini sangat besar perhatiannya bagi kemajuan hidup masyarakat.
3.   Tim yang tidak berfungsi
Kelompok kerja yang tingkat produktivitas kerjanya sangat rendah. Tim seperti ini biasanya tidak berlangsung lama atau cenderung cepat bubar karena para anggotanya merasa tidak puas, baik dalam hubungan antar pribadi maupun dalam hubungan dengan tim. Pada tim ini kepemimpinan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
4.   Tim yang kaku
Kelompok kerja yang memiliki kemampuan menyelesaikan tugas dan prestasi cukup tinggi, akan tetapi fungsi sosialnya buruk. Tim seperti ini juga tidak dapat bertahan lama. Sebab para anggotanya cenderung tidak mau bekerjasama, karena menganggap dukungan dan iklim sosial dalam tim tidak kondusif.
5.   Tim yang sedang-sedang saja
Kelompok kerja yang dalam melaksanakan aktivitasnya berlangsung sedang-sedang saja. Tim ini dalam menyelesaikan tugasnya tidak dapat dikatakan gagal mutlak, tetapi tidak pula dianggap sukses karena penampilan atau kinerjanya hanya sedang-sedang saja. Keberlangsungan tim ini cenderung berumur pendek karena kurang berprestasi.
F.   BENTUK-BENTUK TANGGUNGJAWAB MASING-MASING TIM
Pembentukan suatu tim kerja biasanya didasarkan pada bidang-bidang kegiatan atau garapan yang perlu segera ditangani secara baik dan profesional. Oleh karena itu, bentuk-bentuk tanggungjawab masing-masing tim berbeda-beda. Pada saat membentuk sebuah tim, manajer atau pimpinan perusahaan biasanya harus mempetimbangkan terlebih dahulu hal-hal berikut ini.
1.Tingkat kemampuan teknis yang dimiliki anggota-anggota tim yang potensial
2.Tingkat kecakapan dalam hubungan antar pribadi yang dimiliki anggota-anggota tim yang potensial

Pada saat memilih anggota ataupun pimpinan tim maka harus mempertimbangkan lima kriteria berikut.
1.Sifat-sifat kepibadian
2.Sikap dan perilaku antar pribadi
3.Keterampilan berkomunikasi
4.Keterampilan administrasi dan manajemen
5.Pengetahuan dan pengalaman
Pemimpin tim sebaiknya memanfaatkan panduan berikut pada saat menentukan jenis tim atau kelompok yang akan dibentuk. Panduan atau pedoman tersebut adalah sebagai berikut.
1.PANITIA
bertujuan untuk menyelidiki, menasehati, dan melaporkan hasil-hasil temuan kepada pihak manajemen
2.GUGUS TUGAS
bertujuan memecahkan suatu masalah khusus dengan sengaja
3.KELOMPOK PENYEMPURNAAN PROSES >> bertujuan memenuhi syarat proses memperbaiki kualitas, menekan pemborosan, atau memperbaiki produktivitas diseluruh jajaran departemen
4.KELOMPOK PENYEMPURNAAN DEPARTEMEN ATAU BAGIAN
bertujuan menyediakan arahan dan sarana bagi para pegawai untuk memberikan kontribusi bagi aktivitas yang sedang berjalan yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas departemen
5.TIM
bertujuan mengorganisasikan berbagai macam orang atau pegawai dengan berbagai macam keterampilan dan pengetahuan yang harus mencapai tujuan-tujuan bisnis dengan satu pendekatan terarah
Berdasarkan bentuk-bentuk tanggungjawabnya, tim menurut Johnson, Kantner, dan Kikora dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis berikut ini.
1.   Tim penyempurnaan departemen
Tim ini terdiri dari kumpulan orang-orang profesional yang bertugas menyempurnakan organisasi dan manajemen suatu departemen, atau bertugas khusus dalam suatu departemen dan sering disebut gugus kualitas (quality circle).

Misalnya
tim penyempurnaan departemen pendidikan, tim penyempurnaan departemen produksi, tim penyempurnaan departemen pemasaran, dan sebagainya.
2.   Tim perbaikan proses
Tim kerja yang bertugas untuk melakukan perbaikan terhadap keseluruhan proses kegiatan atau produk tertentu (departemen, instansi, atau perusahaan). Tim ini anggotanya terdiri dari personal tiap-tiap bidang atau bagian.
     Misalnya
     tim perbaikan proses kualitas barang, tim perbaikan proses pelayanan kepada pelanggan, dan sebagainya.
3.   Gugus tugas (task force)
Disebut juga tim proyek, yaitu tim kerja sementara yang dibentuk untuk suatu misi dan tujuan tertentu. Termasuk ke dalam kelompok kerja tim ini, antara lain tim proyek khusus atau tim pemecahan masalah. Gugus tugas terdiri dari kumpulan orang-orang yang kompeten dan sanggup memenuhi misi tertentu. Gugus tugas ini akan dibubarkan jika misinya telah tercapai.

referensi
http://worpress.com
http://blogspot.com

Pengertian dan arti penting komunikasi

      pengertian komunikasi, komunikasi berasal dari Bahasa Latin: Communis yang berarti keadaan yang biasa, membagi. Dengan kata lain, komunikasi adalah sutu proses di dalam upaya membangun saling pengertian. Dalam suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana pentingnya sebuah komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala kemungkinan kesalahpahaman yang bisa saja terjadi.

Berikut ini adalah definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:

# PALO ALTO

Ketika dua orang sedang bersama, mereka berkomunikasi secara terus menerus karena mereka tidak dapat berperilaku. PALO ALTO sangat percaya bahwa seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi

# HIMSTREET & BATY

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan

# BOVEE

Komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan

# LASWELL

Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa mengatakn apa dengan cara apa, kepada siapa dengan efek apa

# CARL I. HOVLAND

Komunikasi adalah proses dimana seseorang individu atau komunikator mengoperkan stimulan biasanya dengan lambang-lambang bahasa (verbal maupun non verbal) untuk mengubah tingkah laku orang lain

# THEODORSON & THEDORSON

Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol

# EDWIN  EMERY

Komunikasi adalah seni menyampaikan informasi, ide dan sikap seseorang kepada orang lain

# DELTON E, Mc FARLAND

Komunikasi adalah suatu proses interaksi yang mempunyai arti antara sesama manusia

# WILLIAM ALBIG

Komunikasi adalah proses sosial, dalam arti pelemparan pesan/lambang yang mana mau tidak mau akan menumbuhkan pengaruh pada semua proses dan berakibat pada bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan

# CHARLES H. COOLEY

Komuniksi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu

# A. WINNET

Komunikasi merupakan proses pengalihan suatu maksud dari sumber kepada penerima, proses tersebut merupakan suatu seri aktivitas, rangkaian atau tahap-tahap yang memudahkan peralihan maksud tersebut

# KARFRIED KNAPP

Komunikasi merupakan interaksi antar pribadi yang menggunakan sistem simbol linguistik, seperti sistem simbol verbal (kata-kata) dan non verbal. Sistem ini dapat disosialisasikan secara langsung / tatap muka atau melalui media lain (tulisan, oral, dan visual)

A. Penjelasan komunikasi dalam sebuah organisasi

Organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hierarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat.

Di dalam kelompok/organisasi terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi timbal balik, untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses dari suatu keinginan masing-masing individu untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan. Kehidupan organisasi tidak mungkin dipisahkan dari komunikasi efektif. Komunikasi efektif tergantung pada kemampuannya menjawab dan mengantisipasi perubahan lingkungan luar organisasi sesuai dengan perkembangan internal organisasi itu sendiri. Di samping itu dalam komunikasi didasari beberapa perspektif dalam pengembangannya sehingga berperanan penting dalam organisasi.

B. Pengertian komunikasi

komunikasi adalah sutu proses di dalam upaya membangun saling pengertian. Dalam suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana pentingnya sebuah komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala kemungkinan kesalahpahaman yang bisa saja terjadi.

C. Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu :

1.Komunikator

2.Menyampaikan berita

3.Berita-berita yang disampaikan

4.Komunikasi

5.Tanggapan atau reaksi

Fungsi komunikasi dalam organisasi

- Proaksi dan regulasi

- Menentukan tujuan organisasi

- Menentukan area permasalahan

- Mengevakuasi performa

- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi

- Mendapatkan informasi baru

- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan

- Harga diri anggota

Komunikasi dalam sebuah organisasi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

PROSES KOMUNIKASI

Contoh model komunikasi yang sederhana digambarkan dibawah ini :

   Pengirim—>Berita—>Penerima

Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak akan berjalan. Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :

Pengirim(Sender=Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.

Pengkodean (Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.

Pesan (Massage), pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

Saluran (Chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

Penerima (Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

Umpan balik (Feedback) adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.

Didalam organisasi sangat membutuhkan komunikasi. Adapun jenis- jenis komunikasi dalam organisasai antara lain :

a. Komunikasi formal vs informal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu

- Pemuasan kebutuhan manusiawi,

- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,

- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,

- Sumber informasi hubungan pekerjaan.

Jenis lain dari komunikasi informasi adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak setuju. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi lateral

Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.

c. Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi satu arah, pengirim berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.

Bagaimanapun juga keefektifan komunikasi organisasi dipengaruhi beberapa factor diantaranya :

Saluran komunikasi formal

Sruktur wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan stasus dan kekuasaan akan mempengaruhi isi komunikasi.

Spesialis jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama dalam berkomonikasi.

Pemilikan informasi

Berarti individu memunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya.

Dari pengamatan yang ada, bentuk-bentuk jaringan komunikasi dikelompokan ke dalam beberapa bentuk diantaranya bentuk lingkaran, diagonal, lateral, rantai, huruf Y, dan bintang.

Komunikasi Efektif

Komunikasi dikatakan efektif apabila terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut. Setidaknya terdapat lima aspek yang perlu dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif, yaitu :

a. Kejelasan

Hal ini dimaksudkan bahwa dalam komunikasi harus menggunakan bahasa dan mengemas informasi secara jelas, sehingga mudah diterima dan dipahami oleh komunikan.

b. Ketepatan

Ketepatan atau akurasi ini menyangkut penggunaan bahasa yang benar dan kebenaran informasi yang disampaikan.

c. Konteks

Konteks atau sering disebut dengan situasi, maksudnya adalah bahwa bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan dimana komunikasi itu terjadi.

d. Alur

Bahasa dan informasi yang akan disajikan harus disusun dengan alur atau sistematika yang jelas, sehingga pihak yang menerima informasi cepat tanggap

e. Budaya

Aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga berkaitan dengan tatakrama dan etika. Artinya dalam berkomunikasi harus menyesuaikan dengan budaya orang yang diajak berkomunikasi, baik dalam penggunaan bahasa verbal maupun nonverbal, agar tidak menimbulkan kesalahan persepsi. (Endang Lestari G : 2003)

Menurut Santoso Sastropoetro (Riyono Pratikno : 1987) berkomunkasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan, atau sering disebut dengan “the communication is in tune”. Agar komunikasi dapat berjalan secara efektif, harus dipenuhi beberapa syarat :

a. menciptakan suasana komunikasi yang menguntungkan

b. menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti

c. pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat bagi pihak komunikan

d. pesan dapat menggugah kepentingan komunikan yang dapat menguntungkan

e. pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaan bagi pihak komunikan.

Implikasi Manajerial
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen
Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :
1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan
2. implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”. Pada dasarnya teori managerial grid ini mengenal lima gaya kepemimpinan yang didasarkan atas dua aspek tersebut, yaitu :

    Improvised artinya pemimpin menggunakan usaha yang paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu dan hal ini dianggap cukup untuk mempertahankan organisasi.
    Country Club artinya kepemimpinann didasarkan kepada hubungan informal antara individu artinya perhatian akan kebutuhan individu dengan persahabatan dan menimbulkan suasana organisasi dan tempo kerja yang nyaman dan ramah.
    Team yaitu kepemimpinan yang didasarkan bahwa keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu yang penuh dengan pengabdian dan komitmen. Tekanan untama terletak pada kepemimpinan kelompok yang satu sama lain saling memerlukan. Dasar dari kepemimpinan kelompok ini adalah kepercayaan dan penghargaan.
    Task artinya pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai factor utama keberhasilan organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi.
    Midle Road artinya kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi , dengan kata lain kinerja organisasi yang mencukupi dimungkinkan melalui penyeimbangan kebutuhan untuk bekerja dengan memelihara moral individu pada tingkat yang memuaskan.

    Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi

Dalam teori manajerial grid terdapat dua orientasi yang dijadikan ukuran yaitu berfokus pada manusia dan pada tugas. Hal ini menunjukkan bahwa pentingnya hubungan antar individu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepada bawahan. Sebagai seorang pemimpin, bertugas memberikan arahan serta bimbingan terhadap bawahannya, sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik. Implikasi teori ini terhadap system komunikasi organisasi adalah bahwa teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari para pemimpin. Adanya orientasi terhadap dua aspek tersebut menunjukkan bahwa kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas. Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu terjun diberbagai kalangan baik itu dengan para pimpinan lainnya, maupun dengan bawahan sebagai asset berharga organisasi. Semua ini terjalin apbila pemimpin tersebut memiliki pendekatan perilaku yang baik. Hal ini membutuhkan komunikasi yang efektif.
Menurut Blake dan Mouton, gaya kepemimpinan team merupakan gaya kepemimpinan yang paling disukai. Kepemimpinan gaya ini berdasarkan integrasi dari dua kepentingan yaitu pekerjaan dan manusia. Pada umumnya, kepemimpinan gaya team berasumsi bahwa orang akan menghasilkan sesuatu apabila mereka memperoleh kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang berarti. Selain itu, dalam kepemimpinan gaya team terdapat kesepkatan untuk melibatkan anggota organisasi dalam pengambilan keputusan dengan maksud mempergunakan kemampuan mereka untuk memperoleh hasil yang terbaik yang mungkin dapat dicapai.
Teori X dan Y
Teori ini dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1967), yang memiliki pandangan berbeda mengenai manusia yaitu pada dasarnya manusia bersifat negative (Teori X), dan bersifat positif (Teori Y). Mc. Gregor menyimpulkan bahwa pandangan seorang manajer tentang sifat manusia didasarkan pada pengelompkkkan asumsi tertentu dan manajer tersebut cenderung membentuk perilakunya terhadap bawahan sesuai dengan asumsi tersebut. Dalam teori X, terdapat empat asumsi, diantaranya :

    Bawahan tidak suka bekerja dan bilamana mungkin, akan berusaha menghindarinya
    Karena bawahan tidak suka bekerja, mereka harus dipaksa, dikendalikan, atau diancam dengan hukuman
    Bawahan akan mengellakkan tanggung jawab dan sedapat mungkin hanya mengikuti perintah formal
    Kebanyakan bawahan mengutamakan rasa aman (agar tidak ada alasan untuk dipecat) dan hanya menunjukkan sedikit ambisi

Sedangkan, dalam teori X diasumsikan bahwa :

    Bawahan memandang bahwa pekerjaan sama alamiahnya dengan istirahat dan bermain
    Seseorang yang memiliki komitmen pada tujuan akan melakukan pengarahan dan pengendalian diri
    Seseorang yang biasa-biasa saja dapat belajar untuk menerima, bahkan mencari tanggung jawab
    Kreativitas yaitu kemampuan untuk membuat keputusan yang baik (pendelegasian wewenang dan tanggung jawab)

    Impilkasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi

Teori ini memusatkan bagaimana seorang pemimpin memotivasi orang-orang dengan tipe X dan Y sehingga mampu berkontribusi dalam organisasi. Tipe X yang cenderung malas bekerja dan menyukai diperintah, mungkin akan membuthkan saluran komunikasi yang formal, dimana pemimpin menginstruksikan berbagai perintah secara formal. Berbeda dengan tipe Y, antara pemimpin dengan bawahan akan lebih sering berkomunikasi secara informal atau partisipatif. Hal ini dilakukan karena kedua belah pihak sudah saling memahami dan bawahan memiliki pengalaman yang sudah baik.
Motivasi yang diberikan kepada tipe X, mungkin akan cenderung dengan oemberian hukuman yang tegas, sehingag berbagai peraturan tertulis sebagai media komunikasi akan sangat dibutuhkan. Sedangkan untuk tipe X, komunikasi akan sangat mempengaruhi karena motivasi yang diberikan lebih cenderung kepada aktualisasi diri untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan atau kebijakan dalam organisasi.
Teori Kepemimpinan Situasional
Teori ini dikembangkan oleh Paul Hersey dan Keneth H. Blanchard (1974, 1977). Teori kepemimpinan situasional merupakan pengembangan dari penelitian kepemimpinan yang diselesaikan di Ohio State University (Stogdill dan Coons, 1957). Teori ini bersaumsi bahwa pemimpin yang efektif tergantung pada kematangan bawahan dan kemapuan pemimpin untuk menyelesaikan orientasinya, baik orientasi tugas maupun hubungan kemanusiaan. Taraf kematangan bawahan terentang dalam satu kontinum dari immatery ke maturity. Semakin dewasa bawahan, semakin matang individu atau kelompok untuk melakukan tugas atau hubungan. Dalam kepemimpinan situasional ini, Hersey dan Blanchard mengemukakan empat gaya kepemimpinan sebagai berikut :

    Telling (S1), yaitu perilaku pemimpin dengan tugas tinggi dan tugas rendah. Gaya ini mempunyai ciri komunikasi satu arah, dimana pemimpin yang berperan.
    Selling (S2), perilaku dengan tigas tinggi dan hubungan tinggi. Kebanyakan pengarahan masih dilakukan oleh pemimpin, tetapi sudah mencoba komunikasi dua arah dengan dukungan sosioemosional supaya bawahan turut bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan.
    Participating (S3), yaitu perilaku hubungan tinggi tugas rendah. Pemimpin dan bawahan sama-sama memberikan kontribusi dalam mengambil keputusan melalui komunikasi dua arah dan yang dipimpin cukup mampu dan berpengalaman untuk melaksanakan tugas.
    Delegating (S4), yaitu perilaku hubungan dan tugas rendah. Gaya ini memberikan kesempatan kepada yang dipimpin untuk melaksanakan tugas mereka sendiri melalui pendelegasian dan supervise yang bersifat umum. Yang dipimpin adalah orang yang sudahj matang dalam melaksanakan tugas dan matang pula secara psikologis.

    Implikasi Partisipatif dan Teori Kepemimpinan Situasional Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi

Dalam system komunikasi organisasi, partisipatif telah menggunakan komunikasi dua arah, yaitu system atau pola komunikasi yang akan menghasilkan umpan balik secara langsung dari komunikan untuk dijadikan evaluasi. Pemimpin akan sering berkomunikasi dengan bawahan dalam merumuskan hal-hal yang dapat dirumuskan dengan bawahan. Hal ini menunjukkan bahwa komuniksai harus berfungsi juga sebagai persuatif dan regulative. Kepemimpinan situasional memungkinkan seorang pemimpin melaksanakan kepemimpinannya sesuai dengan kondisi yang terjadi. Untuk komunikasi satu arah seperti Telling, mengharuskan pemimpin untuk lebih banyak mengarahkan, hal ini dilakukan agar tugas yang dilaksanakan sesuai dengan alur atau tujuan yang telah ditetapkan. Komunikasi satu arah akan mengalami kesulitan dalam menerima umpan balik sebagai evaluasi bagi organisasi. Terkadang dengan komunikasi satu arah, kondisi kerja akan terasa kaku karena bersifat formal.
Dalam kepemimpinan situsional yang dikembangkan menjadi empat bagian, membutuhkan komunikasi karena pada dasarnya kepemimpinan mempengaruhi orang. Dalam kepemimpinn ini, Delegating dengan tugas dan perilaku yang rendah menjdi aspek yang paling disukai apabila bawahan memiliki tingkat kesiapan yang tinggi, karena ada kebebasan dan kepercayaan dari pemimpin untuk berpartisipasi.




Referensi :
Rivai, Veithzal. (2004). Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi. Jakarta: Rajawali Pers.

- http://www.wordpress.com

- http://tirman.wordpress.com/komfdfunikdpreasi-efektif-dalam-pembelajaran/